- Lập kế hoạch là gì?
- Nguyên tắc lập kế hoạch
- Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
- Đặc điểm lập kế hoạch
- Các loại lập kế hoạch
- Lập kế hoạch và lập kế hoạch
Chúng tôi giải thích lập kế hoạch là gì trong một tổ chức, các nguyên tắc của nó và các đặc điểm khác. Ngoài ra, sự khác biệt với lập kế hoạch.
Lập kế hoạch là gì?
Trong lĩnh vực tổ chức và kinh doanh, lập kế hoạch, hoạch định hay lập kế hoạch là một trong những giai đoạn ban đầu của quy trình hành chính, trong đó các tính năng cơ bản của cơ quan (các nhiệm vụ và mục tiêu, thường xuyên). Nói cách khác, đó là giai đoạn mà các kế hoạch cơ bản được thực hiện với tổ chức được thiết lập.
Lập kế hoạch là một giai đoạn của quyết định cần thiết để có thể theo dõi con đường mong muốn hướng tới mục tiêu của tổ chức. Đối với điều này, các yếu tố bên trong và bên ngoài có khả năng ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu được tính đến. bàn thắng theo dấu vết, các yếu tố của tình hình hiện tại và giá trị điều đó sẽ chi phối tổ chức trong suốt hoạt động sản xuất.
Có nhiều hình thức lập kế hoạch khác nhau, tùy thuộc vào khu vực cụ thể mà các hoạt động sẽ được dành riêng.
Nguyên tắc lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
- Khám phá các cơ hội. Nó liên quan đến việc đánh giá định nghĩa bài văn và của có nghĩa sở hữu, như một điểm khởi đầu để có thể bắt đầu lập kế hoạch cho bất kỳ loại quá trình.
- Xác lập các mục tiêu. Không có gì có thể được lập kế hoạch mà không cần biết mục tiêu mà chúng ta phải đạt được là gì, đây có lẽ là điểm quan trọng nhất của tất cả việc lập kế hoạch, vì những điều sau sẽ phụ thuộc vào nó.
- Thành lập các cơ sở.Điều này có nghĩa là việc đánh giá các nguồn lực sẵn có, các con đường khả thi và các cơ chế cuối cùng sẽ được sử dụng để đạt được các mục tiêu đã được vạch ra. Ở giai đoạn này, điều cần thiết là phải lưu ý đến những thất bại và tình huống có thể xảy ra.
- Đánh giá các giải pháp thay thế. Khi đã xem xét các con đường cần thực hiện và các nguồn lực sẽ được sử dụng, điều quan trọng là phải đánh giá các phương án thay thế có thể có, ngay cả những phương án thoạt nhìn không nghĩ đến, để có một bức tranh toàn cảnh và đầy đủ nhất có thể.
- Lựa chọn con đường để theo dõi. Sau khi đánh giá tổng thể các khả năng, đã đến lúc phải đưa ra quyết định, tức là thông qua kế hoạch đã lập ở các bước trước đó và bắt đầu thực hiện nó, lưu ý các sự kiện không lường trước và cung cấp phản hồi cho việc ra quyết định để có cơ chế vì điều khiển.
- Xây dựng các kế hoạch có nguồn gốc. Kế hoạch đã chuẩn bị chắc chắn sẽ yêu cầu các kế hoạch nhỏ hơn hoặc song song khác, kế hoạch này sẽ xuất hiện từ chính hoạt động và phải được đánh giá riêng lẻ, lặp lại cơ chế cho đến nay chi tiết và giải pháp của ai sẽ đưa chúng ta đến gần hơn với các mục tiêu của kế hoạch chính của chúng ta.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một giai đoạn quan trọng trong đang phát triển của bất kỳ dự án nào, vì nó cho phép đặt nền móng và thiết kế chiến lược cần thiết. Nó là nền tảng của Dự án: việc xác định các yếu tố cơ bản của nó, chẳng hạn như các thủ tục, giá trị, mục tiêu, v.v., cấu thành bộ xương của hoạt động của tổ chức.
Lập kế hoạch kỹ lưỡng không nhất thiết phải đảm bảo thành công, nhưng nó là một điểm khởi đầu vững chắc để từ đó có thể lường trước các vấn đề và tránh sự ngẫu hứng quá mức, với tất cả các rủi ro những gì sau này ngụ ý.
Đặc điểm lập kế hoạch
Quy hoạch được đặc trưng bởi bốn đặc điểm cơ bản:
- Đơn vị. Đó là, mang tính hữu cơ, giải quyết đồng thời tất cả các kế hoạch của tổ chức và sắp xếp chúng trong một kế hoạch chung phản ánh tinh thần và mục tiêu của tổ chức. Sự liên kết và chặt chẽ giữa các kế hoạch cụ thể là điều cần thiết để thành công.
- Liên tục. Lập kế hoạch không phải là thứ chỉ được thực hiện một lần, mặc dù nhiều thứ sẽ được xác định sau giai đoạn đầu tiên của kế hoạch tổ chức. Nhưng nó sẽ liên tục lập kế hoạch, vì các hoạt động mới sẽ liên tục được phát triển, giải quyết các vấn đề, mở rộng khu vực, v.v. Tất cả các hoạt động phải luôn luôn đáp ứng với một kế hoạch.
- Độ chính xác. Các kế hoạch phải luôn chính xác, nghĩa là càng mơ hồ và càng lan tỏa càng tốt, để khi đưa chúng vào thực tế, không có lỗ hổng và lỗ hổng tạo chỗ cho sự ngẫu hứng và sai sót.
- Khả năng xuyên thủng. Các kế hoạch không nên được coi như một cái áo bó cho tổ chức, nhưng nên có chỗ để kết hợp thông tin đã đạt được trên đường đi và phải đủ linh hoạt để đối mặt với các tình huống bất ngờ mà không hoàn toàn mất đi tinh thần và phương hướng của họ. Điều này bao gồm việc xem xét các nhân viên không phân cấp trong việc ra quyết định.
Các loại lập kế hoạch
Có nhiều cách để phân loại kế hoạch của một tổ chức. Ví dụ: nếu chúng ta xem xét sự phát triển của nó trong thời tiết, chúng ta sẽ phân biệt các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, tùy thuộc vào thời gian thực hiện chúng: ít, nhiều hay nhiều.
Theo cách tương tự, chúng ta có thể xem xét tần suất sử dụng của các kế hoạch, do đó phân biệt giữa các kế hoạch cụ thể, của việc áp dụng đúng giờ; kỹ thuật, liên kết với việc giải quyết vấn đề hoặc cải thiện các khía cạnh cơ bản; hoặc vĩnh viễn, là những hoạt động cấu thành cốt lõi của tổ chức và liên tục được thực hiện.
Mặt khác, xem xét bản chất của nó, chúng ta có thể phân biệt giữa:
- Nhiệm vụ. Các kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ cơ bản của bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào.
- Mục tiêu. Mục tiêu và mục đích được tìm cách đạt được để hoàn thành nhiệm vụ.
- Chiến lược. Các chương trình hành động trình bày chi tiết cách thức quản lý các nguồn lực và nỗ lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu cụ thể của tổ chức.
- Chính sách. Cơ sở tổ chức xác định cách hiểu của công ty về chính nó, từ đó hướng dẫn việc ra quyết định và ban quản lý của các tài nguyên.
- Các thủ tục. Các kế hoạch xác định cách lý tưởng để đối mặt với một tình huống hoặc giải quyết một vấn đề, thông qua trình tự thời gian của các hành động bắt buộc.
- Các chương trình. Nó là một tập hợp các quy tắc, chính sách, thủ tục và các bước để tuân theo đảm bảo việc thực hiện các hành động nhất định, thường là khi chúng đã được thực hiện trước đó.
- Ngân sách. Nói về kế hoạch tài chính nêu chi tiết cách thức cụ thể mà các nguồn lực của tổ chức sẽ được sử dụng, luôn luôn với một mục tiêu hoặc biên độ lý tưởng nhất định.
Lập kế hoạch và lập kế hoạch
Một số tác giả của vấn đề phân biệt giữa:
- Lập kế hoạch. Nó chỉ ra tương lai và tổng quát hơn nhiều.
- Lập kế hoạch. Nó cụ thể hơn nhiều.
Tuy nhiên, có nhiều khác biệt về vấn đề này và ngôn ngữ Tây Ban Nha không phân biệt các sắc thái tương tự trong việc sử dụng cả hai từ, vì vậy chúng thực tế là từ đồng nghĩa.