Chúng tôi giải thích bản ghi nhớ là gì, các bộ phận, chức năng của nó trong các tổ chức và đặc điểm. Ngoài ra, nhiều ví dụ.
Các bản ghi nhớ là phổ biến trong thế giới doanh nghiệp, ngoại giao và chính thức.Bản ghi nhớ là gì?
Bản ghi nhớ hoặc bản ghi nhớ là một loại thông tin liên lạc bằng văn bản, nói chung là ngắn gọn và có tính chất chính thức, qua đó một phiên bản trong tổ chức anh ta liên lạc với người khác để đưa ra yêu cầu, lời nhắc nhở, hướng dẫn, v.v., và thường thay mặt cho một cấp trên theo cấp bậc so với những cấp dưới khác nhau của anh ta.
Tên "bản ghi nhớ" là một sự chuyển thể của tiếng Latinh (chủ nghĩa sùng bái) xuất phát từ động từ kỷ vật, "Để ghi nhớ", và được sử dụng bằng tiếng Tây Ban Nha từ năm 1824. Nghĩa đen của nó sẽ là một cái gì đó như "điều đáng được ghi nhớ" hoặc đơn giản là "lời nhắc nhở". Đây là loại giao tiếp phổ biến trong thế giới doanh nghiệp, ngoại giao và quan chức, luôn được trang bị nhiều hình thức hơn là một bức thư hoặc một bức thư đơn giản.
Đặc điểm của một bản ghi nhớ
Nói chung, một bản ghi nhớ được đặc trưng bởi những điều sau:
- Nó là một thông tin liên lạc bằng văn bản và có chất nhuộm chính thức, lý do tại sao nó thường được in trên giấy với các nhãn hiệu đặc biệt, hoặc nhiều nhất là có một tiêu đề chính thức.
- Nó thường ngắn gọn, đi vào trọng tâm (không đi đường vòng) và truyền đạt yêu cầu, thông báo quyết định hoặc hướng dẫn đơn đặt hàng cho người nhận.
- Nó thường được phát hành bởi một cơ quan chính thức và được gửi trực tiếp đến cấp dưới hoặc các đại lý được chỉ định của họ, hoặc cho những người có thể quan tâm đến thông tin mà nó chứa.
- Chúng thường được đánh số thứ tự hoặc đánh số, và một khi các bản sao của nó được phát hành thường được lưu trữ như một phần của lịch sử quan liêu của tổ chức.
- Họ thường không nhận được bất kỳ loại phản hồi nào, và họ cũng không mong đợi điều đó. Chúng là thông tin liên lạc một chiều.
Các phần của bản ghi nhớ
Nhìn chung, các phần tạo nên một bản ghi nhớ là:
- Tiêu đề thư của tổ chức, hoặc tiêu đề chính thức và trang trọng, nêu chi tiết người được giải quyết và thay mặt cho ai.
- Đánh số nội bộ, cùng với ngày tháng và dữ liệu biến đổi khác đề cập đến thời gian phát hành thông tin (thời gian, địa điểm, v.v.).
- Tên của tài liệu, nghĩa là, tiêu đề giải thích nội dung của giao tiếp.
- Các chữ của thông báo đó, cùng với một lời tạm biệt và chữ ký của quan chức hoặc cơ quan chính thức đằng sau bản ghi nhớ.
Ví dụ về bản ghi nhớ
Một số ví dụ (giả định) về bản ghi nhớ là:
- Bản ghi nhớ số 1: giao tiếp từ một công ty đến bộ phận sản xuất của nó.
Los Angeles, ngày 7 tháng 10 năm 2019
[Logo công ty]
Bản ghi nhớ # 00475
Đối với: Lĩnh vực sản xuất
Từ: Quản lý hoạt động
Lời nhắc nhở
Ban quản lý nhiệt liệt chào mừng công nhân của mình trong lĩnh vực sản xuất, nhân dịp nhắc nhở họ về các hướng dẫn an toàn công nghiệp được nêu chi tiết trong bản ghi nhớ trước đó số # 00438, với mục đích là đảm bảo xử lý chính xác các vật liệu làm việc và bảo vệ thiết yếu tối thiểu cho nhân viên Sức khỏe. Cần nhớ rằng nếu các biện pháp này không được tuân thủ, ban giám đốc có thể được yêu cầu thực hiện các biện pháp kỷ luật để củng cố chúng.
Không có cụ thể nào khác để tham khảo
Lic. William Shotgun
Quản lý hoạt động
- Bản ghi nhớ số 2: huấn luyện một đơn vị quân đội từ căn cứ quân sự của họ.
Cơ sở 0001 - 4653.6048
[Biểu trưng quân đội]
[Lá chắn của quốc gia]
Bản ghi nhớ
Người nhận: Tiểu đoàn thiết giáp 57 (Firefox)
Người gửi: Bộ chỉ huy chung
Mr. Tiểu đoàn thiết giáp 57
Theo chỉ thị của Bộ Tổng chỉ huy, tiểu đoàn được yêu cầu di chuyển đến địa điểm có mã hiệu là srh4875-fuagrp39-1937gfo để tham gia diễn tập chiến đấu chính thức.
Tham dự.
Mệnh lệnh chung
Tướng Guillermo Foresco