- Quản lý dự án là gì?
- Phương pháp luận để quản lý dự án
- Các giai đoạn quản lý dự án
- Lợi ích của quản lý dự án
- Tầm quan trọng của quản lý dự án
Chúng tôi giải thích quản lý dự án là gì và các phương pháp mà nó sử dụng. Ngoài ra, các giai đoạn, lợi ích và tầm quan trọng của nó là gì.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là một kỷ luật sau đó ban quản lý từ Việc kinh doanh, đối tượng nghiên cứu của họ bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, động lực và kiểm soát các nguồn lực cần thiết để đạt được một mục đích đã định trước, nghĩa là để đáp ứng một mục tiêu.
Theo nghĩa này, “dự án” được định nghĩa là một doanh nghiệp có phần khởi đầu và điểm kết thúc cụ thể, có khách quan là sản xuất một cái duy nhất sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả là, được ưu đãi với các mục tiêu duy nhất và khi được đáp ứng, sẽ gia tăng giá trị cho chuỗi sản xuất hoặc đạt được một số loại thay đổi tích cực.
Do đó, ban quản lý dự án có thể được hiểu là bộ các hành động cụ thể đảm bảo hoàn thành một mục tiêu trong khoảng thời gian cụ thể, trong đó các nguồn lực, công cụ và tài năng được sử dụng. Loại nghiên cứu này cho phép đánh giá, quản lý và kiểm soát các quá trình có tính chất rất đa dạng, áp dụng cho phương pháp luận, lý luận và các khái niệm.
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, cách tiếp cận từ quản lý dự án là vô cùng thường xuyên, bất kể các khía cạnh hoặc mục tiêu của tổ chức, vì thực tế tất cả các hoạt động của nó có thể được hiểu là Dự án: từ việc xây dựng một sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng, hoặc việc thực hiện các mục tiêu phụ, đến việc cải tiến các quy trình nội bộ của cùng một tổ chức sản xuất.
Phương pháp luận để quản lý dự án
Có ba phương pháp luận quản lý dự án chính, sử dụng các công cụ vật liệu và khái niệm khác nhau, đó là:
- Biểu đồ Gantt. Phương pháp này đã được sử dụng trong gần 70 năm và có lẽ là phương pháp được biết đến nhiều nhất và tốt nhất trong tất cả các phương pháp quản lý dự án, do tính đơn giản tương đối của nó. Đó là về một biểu đồ của hai trục, trong đó các nhiệm vụ và hoạt động của từng dự án được chi tiết hóa, liên kết chúng với một lịch trình thông tin chi tiết về thời gian bắt đầu, thời gian và kết thúc của nó. Ngay tại đó, các giai đoạn khác nhau của dự án nên được đưa vào, sắp xếp nó tuần tự theo thời gian, để có được một loại “kịch bản” hoặc thủ tục cần tuân thủ trong quá trình thực hiện dự án.
- Pert / CPM. Đây là hai cách tiếp cận bổ sung cho nhau, thường được áp dụng cùng nhau. CPM được gọi là Con đường tới Con đường tới hạn, và nó nói về việc thiết kế một quỹ đạo tối ưu, nếu theo đúng quy cách, sẽ cho phép thực hiện trơn tru các hoạt động tạo nên một dự án. Để tìm ra nó, bạn phải đơn giản hóa dự án nhiều nhất có thể và đếm các mức độ ưu tiên và phụ thuộc, cũng như phân phối khối lượng công việc. Tuy nhiên, như thế này phương pháp không xem xét sự không chắc chắn, nó thường được kết hợp với Pert, một phương pháp áp dụng hàm xác suất để tính toán tổng thời gian thực hiện dự án, dựa trên các hoạt động bao gồm nó. Với kết quả của nó, một mạng lưới các nút được tạo thành cho phép phân tích đường dẫn tới hạn và dự đoán độ lệch chuẩn của nó. Đối với điều này, chúng thường được sử dụng chương trình từ tin học.
- Phương pháp chuỗi tới hạn. Đây là phương pháp gần đây nhất trong số ba phương pháp, nhưng là một trong những phương pháp được các chuyên gia đánh giá cao nhất, nó rất phù hợp cho các dự án phức tạp đòi hỏi quan điểm đơn giản hóa. Nó bao gồm việc tìm kiếm, trong số tất cả các hoạt động tạo nên dự án, là những hoạt động "quan trọng", tức là những hoạt động xác định thời lượng tối đa của nó, và sau đó giảm thời gian ước tính cho từng hoạt động bằng cách kết hợp "bộ đệm thời gian" ở những nơi . mã khóa. Những bộ đệm này đa dạng hóa công việc, cho phép đạt được thời gian và hiệu quả đối với nhiệm vụ được giao.
Các giai đoạn quản lý dự án
Các giai đoạn hoặc các giai đoạn của quản lý dự án như sau:
- Phân tích tính khả thi. Bước đầu tiên là xác định mức độ khả thi hoặc thuận tiện của dự án, nghĩa là dự án có ý nghĩa như thế nào về mặt tài chính, hậu cần và lợi nhuận. Nếu đầu tư vào một dự án vượt xa hiệu quả chi phí, phải có những lý do thuyết phục khác để thực hiện nó.
- Lập kế hoạch làm việc. Sau đó, chúng tôi tiến hành liệt kê và chi tiết các nhiệm vụ khác nhau mà dự án sẽ liên quan, tức là các bước sẽ phải được tuân theo, mà không làm mất đi các nguồn lực mà mỗi bước sẽ yêu cầu và ước tính chi phí, công sức và thời gian. cần thiết.
- Thực hiện dự án. Trong giai đoạn này, các nhiệm vụ theo kế hoạch được thực hiện và một báo cáo được lập ra về cách chúng xảy ra, nghĩa là chúng tìm thấy những trở ngại nào, chúng tạo ra kết quả gì và tất cả thông tin cần thiết để cung cấp cho giai đoạn kiểm soát. Đây là giai đoạn mà mọi thứ đã lên kế hoạch sẽ mở ra.
- Giám sát và kiểm soát. Trong bước này, cần phải giám sát rằng quá trình mang lại kết quả mong đợi và kết luận có liên quan từ thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Dựa trên những kết luận này, chúng có thể được sửa đổi chiến lược, thực hiện các sửa chữa và hướng quá trình hướng tới một kết quả lý tưởng.
- Kết thúc dự án. Việc hoàn thành một dự án cũng rất quan trọng, vì ở giai đoạn này, toàn bộ quy trình được đánh giá hồi cứu, ghi lại những hỏng hóc, tai nạn, các sự kiện không lường trước được và lập một báo cáo hữu ích cho việc lập kế hoạch và thực hiện các dự án trong tương lai. Đây là giai đoạn của học tập. Nếu các dự án thành công, đây là nơi sao lưu hoặc chứng thực những gì đã đạt được.
Lợi ích của quản lý dự án
Lợi ích của việc quản lý dự án hiệu quả không phải là ít:
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực và thời gian. Tránh lãng phí, thiếu hụt và những thất bại khác có thể làm giảm lợi nhuận của dự án.
- Kiểm soát tốt hơn vận mệnh của tổ chức. Vì bạn có thể hình dung và tổ chức (chẳng hạn như sắp xếp thứ tự ưu tiên) các dự án sẽ thực hiện.
- Đảm bảo thành công lớn hơn. Vì các dự án không có kế hoạch luôn tiềm ẩn những gì có thể xảy ra sai lầm, mà không nhận thức được những gì chúng ngụ ý hoặc đơn giản là diễn ra một cách vô tổ chức.
- Biên lợi nhuận học tập lớn hơn. Kể từ khi quản lý dự án cuối cùng mang lại lợi nhuận báo cáo có giá trị liên quan đến hoạt động của tổ chức và Đức tính và những bất lợi trong quá trình thực hiện dự án.
Tầm quan trọng của quản lý dự án
Việc chính thức hóa lĩnh vực quản lý dự án mang lại cho nó tính nghiêm ngặt của một kỷ luật khoa học, tính tỉ mỉ và khả năng tạo ra thông tin, kinh nghiệm và học hỏi. Theo nghĩa này, nó là một kiến thức quan trọng đối với quản trị kinh doanh và lập kế hoạch tổ chức, hiện đang được thực hiện thông qua các công cụ khác nhau của phần mềm để tận dụng những lợi thế về công nghệ thời bấy giờ. Nếu không có quản lý dự án, việc chuẩn hóa loại thông tin kinh doanh này sẽ không thể thực hiện được.