- Truyền thông tổ chức là gì?
- Tầm quan trọng của giao tiếp tổ chức
- Các hình thức giao tiếp tổ chức
- Rào cản giao tiếp trong tổ chức
- Các chiến lược truyền thông của tổ chức
- Ví dụ về giao tiếp tổ chức
Chúng tôi giải thích truyền thông tổ chức là gì, tầm quan trọng và cách phân loại của nó. Các rào cản mà nó đưa ra, các chiến lược và ví dụ của nó.
Truyền thông tổ chức là gì?
Nó được gọi là giao tiếp tổ chức, giao tiếp thông tin liên lạc của tổ chức hoặc công ty khi gửi và nhận thông tin giữa các cá nhân có liên quan với nhau hoặc những người là một phần của một số loại tổ chức (Một việc kinh doanh, Một Tổ chức, v.v.) với khách quan để đạt được một mục tiêu nhất định.
Giao tiếp tổ chức không chỉ đơn giản là trao đổi dữ liệu vì nó cũng xem xét việc thiết lập các động lực của sự hợp tác, từ sự phối hợp và tiến bộ chung hướng tới các mục tiêu, nghĩa là, nó phục vụ ở một mức độ lớn cho ban quản lý của tổ chức và sự tích hợp các yếu tố khác nhau của nó, do đó có tác động đến năng suất và chất lượng.
Theo Horacio Andrade trong cuốn sách Truyền thông tổ chức nội bộ: tiến trình, kỷ luật và kỹ thuật, chúng ta có thể hiểu giao tiếp tổ chức dựa trên ba yếu tố:
- Tính chất xã hội của nó. Nó liên quan đến các cá nhân ở các vị trí khác nhau trong một tổ chức, vì vậy nó có một đặc điểm văn hóa.
- Tính chất kỷ luật của nó. Đây cũng là một lĩnh vực kiến thức hành chính cố gắng áp dụng các tiêu chí khoa học xã hội vào cách thức mà giao tiếp trong và ngoài công ty diễn ra.
- Bản chất kỹ thuật và hoạt động của nó. Nhiệm vụ của tổ chức là phát triển một chiến lược tạo điều kiện thuận lợi và hợp lý hóa luồng thông tin giữa tổ chức và khán giả, hoặc giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức.
Tầm quan trọng của giao tiếp tổ chức
Truyền thông tổ chức là yếu tố then chốt trong việc xây dựng môi trường tổ chức, nghĩa là, trong cấu thành của luồng thông tin bên trong và bên ngoài, bao hàm:
- Trao đổi với công chúng tiêu dùng và cơ hội để Phản hồi.
- Phần đệm của ban quản lý Y ban quản lý, cho phép đánh giá nội bộ và sửa chữa kịp thời.
- Phối hợp các bộ phận khác nhau của tổ chức để đạt được kết quả tối ưu.
- Hình ảnh được kiểm soát của tổ chức, theo các chiến lược xúc tiến của tổ chức hoặc Quảng cáo.
Các hình thức giao tiếp tổ chức
Có một số cách để phân loại giao tiếp tổ chức, dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như:
- Sự giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Giao tiếp nội bộ được hiểu là giao tiếp giữa các cá thể tạo nên tổ chức (các phòng ban, sự phối hợp, v.v.) và giao tiếp bên ngoài làm trung gian giữa tổ chức và thế giới bên ngoài (khách hàng, nhà quảng cáo, v.v.).
- Giao tiếp chính thức và không chính thức. Giao tiếp chính thức là văn bản ghi lại những gì đã được nói và liên quan đến các nguồn lực chính thức của tổ chức (bản ghi nhớ, thông báo chính thức, v.v.), trong khi giao tiếp không chính thức là giao tiếp được đưa ra bằng miệng, thông qua các cuộc gọi hoặc bất kỳ hành động giao tiếp nào khác. phù du và cá nhân giữa những cá nhân tạo nên sự sống trong tổ chức.
- Giao tiếp tăng dần, giảm dần và ngang. Sự phân loại này liên quan đến hệ thống phân cấp trong tổ chức. Sự tăng dần và giảm dần diễn ra giữa ông chủ và cấp dưới, tăng lên khi nó đi từ người sau sang người trước, và ngược lại. Mặt khác, chiều ngang là chiều xảy ra giữa các cá thể của cùng một liên kết thứ bậc, tức là giữa các cặp.
Rào cản giao tiếp trong tổ chức
Thiếu kế hoạch có thể ngăn cản giao tiếp hiệu quả trong công ty.
Khi nói về rào cản giao tiếp, nó thường đề cập đến những trở ngại cản trở hoặc làm giảm hiệu quả của giao tiếp. Trong trường hợp giao tiếp tổ chức, những trở ngại này liên quan đến động lực học cụ thể cho luồng thông tin của tổ chức, chẳng hạn như:
- Thiếu hoặc nghèo trong việc lập kế hoạch. Việc cung cấp thiếu các cơ chế giao tiếp, khiến mọi thứ theo ý muốn tự do của các cá nhân mà không có giao thức chính thức hoặc chính thức. Nó cũng có thể liên quan đến một hệ thống phân cấp tồi, trong đó giao tiếp có thể được phân phối cho người này hoặc người kia tùy thuộc vào tiêu chí của từng cá nhân.
- Những khiếm khuyết trong việc tuyển chọn hoặc đào tạo nhân sự. Những người tạo nên cuộc sống trong tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu nhất định trong các vấn đề tổ chức và giao tiếp, và nếu không làm như vậy, họ phải được đào tạo hoặc nâng cao trình độ, dưới hình thức các khóa học viết, định hướng giao tiếp, các khóa học ngôn ngữ, v.v.
- Mất thông tin do lưu giữ hạn chế. Điều này thường xảy ra trong các tổ chức nơi thông tin phải đi từ bộ phận này sang bộ phận khác cho đến khi nó đến đích, làm mất đi độ chính xác và các chi tiết cần thiết trên đường đi.
- Các rào cản quốc tế. Sự khác biệt đáng kể trong thành ngữ, phương pháp luận về công việc, quan niệm văn hóa về công việc và các yếu tố khác có thể cản trở việc tiếp nhận thông tin và yêu cầu mức độ thích nghi tối thiểu của thông điệp.
Các chiến lược truyền thông của tổ chức
Một số chiến lược để cải thiện giao tiếp của tổ chức là:
- Kiểm toán giao tiếp. Đôi khi, chúng tôi khuyến khích thực hiện một kiểm toán để đánh giá hiệu suất giao tiếp của tổ chức và thực hiện chẩn đoán dẫn đến các biện pháp cải tiến. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thuê gia công phần mềm hoặc thuê ngoài, hoặc bạn có thể dành chút thời gian cho bộ phận truyền thông.
- Tăng cường giao tiếp không chính thức. Mặc dù một tổ chức có các kênh liên lạc thường xuyên, nhưng cũng đúng là chúng tôi Con người và chúng tôi muốn giao dịch với những người khác từ sự hiểu rằng chúng tôi có những điểm chung. Các hoạt động vui tươi và Làm việc nhóm nơi mọi người có thể gặp gỡ và học cách giao tiếp trực tiếp sẽ là cơ sở cho giao tiếp 'kinh doanh' sau này.
- Hạn chế thời gian lãng phí. Các tổ chức thường có xu hướng tổ chức các cuộc họp kéo dài và nhiều nơi lãng phí thời gian và các cuộc họp giao tiếp bị đình trệ. Những loại hoạt động này nên được giữ ở mức tối thiểu, thay vào đó thúc đẩy các động lực giao tiếp trôi chảy hơn, tức thì và kịp thời hơn. Một số công ty thậm chí còn sao chép các kế hoạch công nghệ lấy từ Facebook và những công ty khác mạng xã hội.
- Đầu tư vào hình thức chiếu bên ngoài. Tổ chức có thể được quản lý với kế hoạch thông tin liên lạc nội bộ nhưng đối mặt với công chúng hoặc khách hàng của nó phải có khả năng cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, có trách nhiệm và kịp thời, do đó, điều quan trọng là phải quản lý một tiêu chí truyền thông bên ngoài thống nhất.
Ví dụ về giao tiếp tổ chức
Giao tiếp tổ chức là bất kỳ hình thức giao tiếp nào trong một công ty, tập đoàn hoặc tổ chức. Các cuộc họp của giám đốc, nhân viên hoặc công nhân, trong đó các biện pháp mới được báo cáo, là một trường hợp cụ thể của truyền thông nội bộ tổ chức. Thông cáo báo chí, thông tin liên lạc tới khách hàng và Quảng cáo Chúng là các hình thức giao tiếp bên ngoài, vì chúng đi từ tổ chức ra bên ngoài.