Chúng tôi giải thích hệ thống trong quản trị là gì, chức năng của nó là gì, cấu tạo của chúng như thế nào và các kiểu tồn tại.
Hệ thống trong quản trị là gì?
Một hệ thống trong ban quản lý bao gồm một tập hợp quy trình mà các thành viên của tổ chức phải thực hiện để đạt được các mục tiêu đã thiết lập trước.
Trong các hệ thống này, chúng phải bao gồm từng đơn vị hành chính và chỉ rõ vai trò của từng nhân viên là gì và nhiệm vụ của họ phải thực hiện là gì để đạt được mức doanh số và sản xuất nhất định mang lại lợi ích lớn hơn cho công ty. việc kinh doanh.
Điều này tạo điều kiện cho hoạt động của tổ chức, cho phép kiểm soát hiệu suất của từng nhân viên và thực hiện kiểm toán.
Trong những năm gần đây, các tổ chức đã chọn chuyên môn hóa công nhân, sự phân công của có thể theo các cấp chiếm trong hệ thống cấp bậc và phân công lao động. Tất cả điều này tạo điều kiện và tăng tốc độ quyết định để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.
Khi đưa ra quyết định, nhân viên dựa vào thông tin được phản ánh trong hệ thống quản lý.
Hệ thống đảm nhận ba điều:
- Hỗ trợ các nhiệm vụ vận hành.
- Biên dịch và lưu trữ dữ liệu.
- Tạo thông tin.
Hệ thống được tạo thành từ các yếu tố sau:
- Yếu tố cung cấp nguyên liệu cho hệ thống hoạt động.
- Mục đích mà hệ thống được hình thành.
- Hiện tượng tạo ra những thay đổi: chuyển đầu vào thành đầu ra.
- Phản hồi. Nó so sánh kết quả đầu ra với một tập hợp các tiêu chí đã được thiết lập trước đó và dựa vào các tiêu chí này để kiểm soát kết quả.
- Bối cảnh mà hệ thống được đặt. Các môi trường tương tác liên tục với hệ thống.
Các loại hệ thống quản lý
Trong các công ty, có thể tìm thấy các loại hệ thống quản lý sau:
- Kiểm soát quy trình việc kinh doanh. Hệ thống kiểm soát các quy trình kinh doanh và giải quyết các quy trình vật lý và công nghiệp.
- Xử lý giao dịch. Các hệ thống máy tính được sử dụng ở các cấp độ cơ bản của hệ thống phân cấp tổ chức (ở cấp độ hoạt động). Các giao dịch hàng ngày cho phép hoạt động của tổ chức được ghi lại trong chúng.
- Hỗ trợ trong quyết định. Hệ thống dựa trên máy tính sẽ được sử dụng bởi một hoặc nhiều người quản lý cụ thể. phía đông hệ thống thông tin máy tính hoạt động như một sự hỗ trợ cho việc ra quyết định xung quanh một vấn đề cần được giải quyết.
- Thông tin của ban quản lý. Các hệ thống này thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau và sau đó xử lý nó thành thống kê, báo cáo hoặc bất kỳ định dạng hữu ích nào khác. Thông tin này được người giám sát và người quản lý sử dụng như nguyên liệu thô để đưa ra các quyết định liên quan đến quản lý của công ty.
- Hợp tác kinh doanh. Những hệ thống này là một trong những hệ thống được sử dụng nhiều nhất và giúp các giám đốc của tổ chức kiểm soát dòng thông tin trong nhà. Chúng bao gồm các hệ thống đa phương tiện, truyền tệp hoặc e-mail.
- Thông tin điều hành. Chúng là hệ thống cung cấp thông tin bên ngoài và nội bộ cho các nhà quản lý cấp cao để đưa ra quyết định. Họ dễ dàng và nhanh chóng để truy cập và trình bày thông tin dưới dạng đồ họa. Chúng cung cấp thông tin chung vẽ biểu đồ theo một cách đơn giản về hoạt động nói chung.
Tùy thuộc vào bản chất của chúng, các hệ thống có thể là:
- Mở. Có sự trao đổi các yếu tố và thông tin với môi trường, và tác động bên ngoài đó điều chỉnh kết quả, hành vi và hoạt động. Ví dụ, một công ty.
- Đã đóng cửa Không có thông tin hoặc yếu tố nào được trao đổi với môi trường: chúng là những hệ thống khép kín chống lại mọi loại ảnh hưởng. Ví dụ, máy móc.
Các loại hệ thống khác như sau:
- trừu tượng Chúng được tạo thành từ các khái niệm chung, các con số, các học thuyết triết học, giả thuyết, ý tưởng, kế hoạch hoặc ngôn ngữ. Là anh ấy "phần mềm”.
- Bê tông Chúng được tạo thành từ các yếu tố hữu hình như thiết bị hoặc máy móc. Là anh ấy "phần cứng”.
- Hoạt động. Họ dành riêng cho việc xử lý thông tin (thường lặp đi lặp lại) và chuẩn bị các báo cáo.
- Nhiều thông tin. Chúng chịu trách nhiệm lưu trữ và xử lý dữ liệu và được sử dụng để đưa ra các quyết định phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.
- Đạo diễn. Nó hoạt động trên dữ liệu chưa được chọn hoặc chuyển đổi trước đó.
Lý thuyết chung về hệ thống quản lý
Lý thuyết hệ thống tổng quát có nguồn gốc từ bài viết của Ludwing von Bertalanffy (nhà sinh vật học người Đức), xuất bản trong những năm 1950 và 1960. Lý thuyết này không nhằm giải quyết các trở ngại hoặc cung cấp các giải pháp thực tế. Tuy nhiên, biết nó sẽ giúp phân tích bối cảnh khi đưa ra quyết định trong tổ chức.
Dòng điện này cho rằng các thuộc tính của mỗi hệ thống không thể được nghiên cứu như các phần tử riêng biệt mà phải được tiếp cận cùng nhau.
Một số đặc điểm của lý thuyết hệ thống như sau:
- Chế độ xem có hệ thống. Mỗi tổ chức được coi là một hệ thống có năm phần: đầu vào, đầu ra, quá trình, môi trường và phản hồi.
- Đa chiều. Mỗi công ty được tiếp cận theo quan điểm vĩ mô và vi mô. Đầu tiên giải quyết nó liên quan đến quốc gia của họ hoặc cộng đồng và thứ hai xem xét các đơn vị bên trong của nó.
- Động lực học. Sự tương tác diễn ra trong công ty được coi là một quá trình năng động.
- Khả năng thích ứng. Hãy coi rằng các tổ chức là những hệ thống thích ứng. Nếu họ không sử dụng phẩm chất đó, họ sẽ không thể tồn tại trước những sửa đổi của bối cảnh.
- Mô tả Nó nhằm mục đích mô tả các phẩm chất của tổ chức và quản lý của nó. Huyết tương bàn thắng Y phương pháp và mô tả các hiện tượng của tổ chức.
- Đa nhân tố. Nó cho rằng một sự kiện có thể là hậu quả của các yếu tố liên quan và phụ thuộc lẫn nhau.
- Xác suất. Anh ấy thừa nhận rằng biến chúng có thể được phân tích theo dự đoán, không dựa trên những điều chắc chắn.