- Phân tích công việc là gì?
- Phân tích công việc được thực hiện khi nào?
- Phân tích công việc để làm gì?
- Phương pháp phân tích công việc
- Các yếu tố của bản mô tả công việc
Chúng tôi giải thích phân tích công việc là gì, nó được thực hiện như thế nào và nó dùng để làm gì. Ngoài ra, các yếu tố của một bản mô tả công việc.
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một tiến trình được sử dụng để thu thập thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, khả năng yêu cầu và kết quả mong đợi của một vị trí công việc, để biết hồ sơ nào là phù hợp nhất để điền vào hồ sơ đó.
Quá trình này bao gồm việc thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt để thực hiện sự miêu tả hoàn thành vị trí. Những người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích là Phòng nhân sự của một tổ chức hoặc các nhà phân tích chuyên môn, cùng với sự tham gia liên tục của toàn bộ Tổ chức.
Khi thông tin phân tích đã được xử lý, khu vực nguồn nhân lực Bạn có thể thực hiện các bước sau bao gồm công bố tìm kiếm việc làm, chọn từ các đề nghị nhận được, phỏng vấn những người phù hợp nhất và chọn ứng viên phù hợp nhất.
Phân tích công việc được thực hiện khi nào?
Việc phân tích các vị trí được thực hiện trước khi có nhu cầu lấp đầy một vị trí trong tổ chức (có thể là vị trí hiện có trong sơ đồ tổ chức hoặc vị trí mới), hoặc để nâng cao trình độ của nhân viên hiện tại.
Đó là một quá trình cơ bản đối với bất kỳ tổ chức nào mặc dù thực tế là một số không nhận ra tầm quan trọng của nó và chọn những cách khác kém chính xác hơn cho việc lựa chọn và thuê nhân viên của họ.
Ngoài ra, có những tình huống khác trong các tổ chức yêu cầu phân tích công việc, ví dụ:
- Khi bạn quyết định thành lập một tổ chức.
- Khi công việc mới được tạo ra trong cơ sở giáo dục.
- Khi các công việc được sửa đổi khi đối mặt với sự phân bố các khu vực mới.
- Khi cần thiết phải cập nhật hệ thống trả lương của tổ chức.
- Khi số lượng nhân viên không hài lòng đại diện cho đa số hoặc trước một nhóm khiếu nại.
- Khi mà năng suất và hiệu suất của tổ chức không đạt được mục tiêu kỳ vọng.
Phân tích công việc để làm gì?
Phân tích công việc cung cấp một số lợi ích:
- Biết rõ hơn về công việc mà mỗi nhân viên và mỗi khu vực làm, đặc biệt là đối với người quản lý của tổ chức.
- Phát hiện kịp thời những tình huống xung đột có thể cản trở việc thực hiện các hoạt động của một khu vực.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết hợp các nhân viên mới bằng cách có thông tin chi tiết rõ ràng về vị trí và những kỳ vọng được mong đợi ở ứng viên.
- Đặt mức lương thích hợp cho từng vị trí.
Phương pháp phân tích công việc
Có nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện phân tích công việc, tùy thuộc vào loại vị trí và hạng mục mà chúng đề cập đến, có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp:
- Phương pháp của quan sát. Nó bao gồm phương thức lâu đời nhất và nó không mất hiệu lực do hiệu quả. Nó dựa trên nghiên cứu thông qua quan sát trực tiếp của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc của họ và ghi lại các dữ liệu quan trọng của việc quan sát.
- Phương pháp của bảng câu hỏi. Nó bao gồm một cuộc khảo sát do một nhà phân tích chuyên môn chuẩn bị và nhân viên phải hoàn thành. Bảng câu hỏi được phát triển cẩn thận để có được câu trả lời cụ thể và thông tin rõ ràng về từng công việc.
- Phương pháp của buổi phỏng vấn. Nó bao gồm cách tiếp cận linh hoạt và có lợi nhất để thu thập thông tin vì nó liên quan đến sự tương tác qua lại giữa nhà phân tích và nhân viên, những người có thể trả lời các câu hỏi cùng một lúc. Trước khi phỏng vấn, nhà phân tích soạn thảo một loạt các câu hỏi và chủ đề cần thảo luận với nhân viên để không quên bất kỳ điểm quan trọng nào.
Các yếu tố của bản mô tả công việc
Các yếu tố của bản mô tả công việc là những yếu tố sẽ cho phép thực hiện một phân tích chính xác (thông qua phương pháp thuận tiện nhất). Trong số các yếu tố chính là:
- Việc xác định vị trí. Nó đề cập đến dữ liệu của vị trí, chẳng hạn như tên của vị trí, bộ phận nào hoặc trung tâm của chi phí tương ứng, mức độ giảng dạy nào là cần thiết, trong số những người khác.
- Mục tiêu của vị trí. Nó đề cập đến kết quả cuối cùng mong đợi của vị trí, xác định lý do tồn tại trong tổ chức.
- Vị trí của bài đăng trong Sơ đồ tổ chức. Nó đề cập đến vị trí mà vị trí chiếm trong biểu diễn đồ họa của Cơ cấu của tổ chức.
- Các hoạt động hàng ngày của bài đăng. Nó đề cập đến chi tiết các công việc hàng ngày mà một người phải thực hiện khi chiếm giữ vị trí này.
- Các liên kết chính. Nó đề cập đến mối quan hệ với các khu vực nội bộ của tổ chức và với các tác nhân bên ngoài mà vị trí có liên hệ và mục tiêu của các liên kết này.
- Các quyết định của bài đăng. Nó đề cập đến mức độ trách nhiệm mà vị trí đó yêu cầu để đưa ra quyết định, riêng lẻ hoặc chia sẻ (trong trường hợp đó, bạn phải làm rõ khu vực hoặc vị trí đó có liên quan với nhau).
- Các chỉ số hoạt động chính. Từ thuật ngữ tiếng Anh KPI (Chỉ số hoạt động quan trọng), đề cập đến một loại đo đạc Điều đó cho phép biết mức độ thực hiện hoặc hiệu suất và có liên quan đến các mục tiêu của vị trí (thường được đo bằng phần trăm).
- Sự thăng tiến nội bộ của chức vụ. Nó đề cập đến việc tìm kiếm trong tổ chức các hồ sơ phù hợp để lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Đó là một cách để khuyến khích sự phát triển của nhân viên trong tổ chức.
- Các vật tư cần thiết cho vị trí. Nó đề cập đến chi tiết của các yếu tố và không gian vật lý cần thiết để thực hiện đúng vị trí để người đó có thể đáp ứng các mục tiêu đã thiết lập (ví dụ, máy vi tính, bàn, điện thoại di động, trong số những người khác).