Quy trình hành chính

Y-Negocios

2022

Chúng tôi giải thích quy trình quản trị của một tổ chức hoặc công ty là gì và tầm quan trọng của nó. Ngoài ra, bốn giai đoạn của nó là gì.

Thông qua quá trình quản trị, một công ty có thể đạt được các mục tiêu của mình.

Quy trình hành chính là gì?

Quy trình hành chính là bộ chức năng quản trị trong một cơ quan hoặc việc kinh doanh những người muốn tận dụng tối đa có nghĩa tồn tại một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình hành chính bao gồm bốn giai đoạn cơ bản: lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát. Thông qua chúng, các thành viên của một công ty tìm cách đạt được bàn thắng hoặc mục tiêu đề xuất.

Nguồn gốc của quy trình hành chính

Quy trình hành chính được Henry Fayol, một kỹ sư người Pháp, mô tả chi tiết các giai đoạn và đặc điểm của nó trong công việc của mình: "Quản trị công nghiệp và tổng hợp".

Fayol dựa vào trải qua trong công ty than và sắt của Pháp, Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (ông giữ các chức vụ kỹ thuật và sau đó là quản lý ở đó từ năm 1888 đến năm 1918); và trong nghiên cứu của mình trong lĩnh vực ban quản lý. Đối với Fayol, yếu tố con người là mảnh ghép cơ bản trong hoạt động của các công ty và việc thực hiện các mục tiêu, mục tiêu đề ra.

Trong "Quản trị công nghiệp và tổng hợp", ông đã thiết lập sáu chức năng của mọi công ty công nghiệp (kỹ thuật, hành chính, kế toán, thương mại, tài chính, an ninh) và xác định chức năng quản trị là những chức năng phụ trách phối hợp và đồng bộ năm chức năng còn lại. Trong các chức năng hành chính, ông đã phát triển bốn giai đoạn để có một quy trình hành chính hiệu quả và đúng đắn.

Ngoài ra, ông còn mô tả mười bốn nguyên tắc cần áp dụng trong các công ty: hệ thống phân cấp chỉ huy, mệnh lệnh, kỷ luật, vốn chủ sở hữu, phân công lao động, trả công công bằng, tinh thần đồng đội, sự chủ động, sự ổn định của đội ngũ nhân viên, sự thống nhất trong quản lý, tập trung hóa, sự phụ thuộc của quan tâm nói riêng đối với nói chung, quyền hạn và nhiệm vụ và sự thống nhất của mệnh lệnh.

Công việc của ông là cơ sở cho nhiều tổ chức và công ty và tập trung vào ba khía cạnh cơ bản: áp dụng quy trình hành chính, các nguyên tắc kỹ thuật và phân công lao động.

Tầm quan trọng của quy trình hành chính

Mỗi thành viên của tổ chức phải biết vai trò của họ trong quá trình này.

Quy trình quản trị hoạt động như một hướng dẫn đơn giản và chặt chẽ, qua đó một công ty hoặc tổ chức cố gắng đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất.

Việc áp dụng quy trình quản trị này cho phép tận dụng lợi thế của lực lượng lao động và các nguồn lực kỹ thuật và vật chất mà một công ty sở hữu. Quy trình quản lý cho phép các nguồn lực được kiểm soát một cách có tổ chức và xử lý chúng một cách hiệu quả.

Quy trình này có thể được áp dụng trong bất kỳ loại hình công ty nào và mỗi thành viên của tổ chức phải biết vai trò của họ trong quy trình. Việc lập kế hoạch và tổ chức các quy trình hành chính thường là nhiệm vụ của các vị trí thứ bậc có chức năng ít kỹ thuật hơn và hành chính nhiều hơn.

Đặc điểm của quy trình hành chính

  • Nó được sử dụng trong các công ty và tổ chức để quản lý và sử dụng các nguồn lực một cách chính xác.
  • Nó phục vụ để tổ chức các thủ tục và đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu.
  • Nó phải phù hợp với các mục tiêu của công ty và người ta mong muốn rằng nó có thể được áp dụng một cách hiệu quả và đơn giản.
  • Các giai đoạn của nó có mối quan hệ với nhau và có thể được chia thành: cơ học (bao gồm lập kế hoạch và tổ chức) và động (bao gồm chỉ đạo và kiểm soát).
  • Chu kỳ của các giai đoạn của nó được lặp lại cho mỗi mục tiêu được đề xuất. Chúng là các giai đoạn mang tính chu kỳ và lặp đi lặp lại.
  • Nó phải được biết bởi tất cả các thành viên trong công ty.
  • Nó có thể được áp dụng trong bất kỳ loại hình hoặc quy mô công ty nào.
  • Nó phải được quy định bởi sự lãnh đạo hành chính của tổ chức.

Các giai đoạn của quy trình hành chính

1. LẬP KẾ HOẠCH

Lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên mà cơ quan quản lý của một công ty phải thực hiện. Đây là nơi mà các mục tiêu và mục tiêu mà công ty phải đáp ứng và phương pháp quan tâm.

Mối quan hệ giữa nhân viên làm việc và nhân viên hành chính phải bổ sung cho nhau để công ty hoạt động tốt và hoàn thành các mục tiêu của công ty.

Trong việc lập kế hoạch, một kế hoạch phải được xây dựng trong đó có các hoạt động khác nhau trong tương lai sẽ được thực hiện và kế hoạch này phải được thực hiện trong khoảng thời gian quy định.

lập kế hoạch hoạt động

  • Xác định trước các mục tiêu và mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong một thời tiết chắc chắn.
  • Dự đoán.
  • thiết lập một chiến lược với các phương pháp tương ứng của họ và kỹ thuật quan tâm.
  • hành động chống lại các vấn đề tương lai.

2. TỔ CHỨC

Sau khi hoạch định các mục tiêu và các hoạt động trong tương lai sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra, bước tiếp theo là phân bổ từng hoạt động giữa các nhóm công việc khác nhau tạo nên một công ty.

Điều này sẽ phụ thuộc vào kỹ năng thể chất và trí thức của mỗi Nhân viên và các nguồn lực của công ty. Mục đích của tổ chức là chỉ định một mục tiêu cho mỗi khu vực công ty để nó có thể được thực hiện với mức tối thiểu là hóa đơn và với mức độ hài lòng tối đa ở mỗi nhân viên.

tổ chức hoạt động

  • Thực hiện lựa chọn chi tiết các công nhân phù hợp cho đúng vị trí.
  • Chia nhỏ từng nhiệm vụ thành các đơn vị hoạt động.
  • Chọn cơ quan quản lý cho từng lĩnh vực.
  • Cung cấp các tài liệu và tài nguyên hữu ích cho từng lĩnh vực.

3. THI CÔNG

Đối với việc thực hiện, hình ảnh của một nhà quản lý có khả năng chỉ đạo, đưa ra quyết định, hướng dẫn và giúp đỡ các lĩnh vực lao động khác nhau. Việc thực hiện tìm cách thực hiện bước đầu tiên trong các hoạt động được chỉ định cho các nhóm tiếp tục thực hiện các hoạt động này một cách thường xuyên và hiệu quả.

Mỗi nhóm làm việc được điều hành bởi quy tắc và các biện pháp để cải thiện hoạt động của nó.

Các hoạt động triển khai

  • cung cấp một tính cách tạo động lực cho nhân viên.
  • Thưởng cho mỗi nhân viên bằng lương thông tín viên.
  • Hãy quan tâm đến nhu cầu của từng công nhân.
  • Giữ một liên lạc ổn định trên tất cả các lĩnh vực.

4. KIỂM SOÁT

Chức năng kiểm soát có vai trò đảm bảo rằng công ty đang đi đúng hướng để thành công. Mặc dù mỗi chức năng có thể được thực hiện đối với bức thư, nhưng điều đó sẽ không đảm bảo rằng thực thể đang nghiêng về một con đường kinh tế tích cực.

Kiểm soát là một nhiệm vụ quản trị phải được thực hiện với sự chuyên nghiệp và minh bạch. Việc kiểm soát các hoạt động diễn ra trong một công ty phục vụ cho việc phân tích điểm cao và điểm thấp của nó.

Sau khi có kết quả tương ứng, các sửa đổi khác nhau sẽ phải được thực hiện để sửa những điểm thấp đó có thể được phân tích.

Hoạt động kiểm soát

  • So sánh kết quả thu được với các kế hoạch đã thực hiện trước đó.
  • Đánh giá và phân tích kết quả thu được.
  • Bắt đầu các hành động sửa chữa tương ứng.
!-- GDPR -->